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Elektronischer Zugang

Elektronische Kommunikation mit der Stadt Herzogenrath

1.    Zugangseröffnung

Die Stadt Herzogenrath bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrengesetzes Nordrhein-Westfalen in Verbindung mit § 3 E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen.

Die Stadt Herzogenrath hat einen entsprechenden Zugang unter folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet:

2.    Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Die Stadt Herzogenrath bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

• E-Mail

• DE-Mail

• Kontaktformular

• Formular Elektronischer Widerspruch auf der Homepage

Bitte beachten Sie Folgendes: Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Stadt Herzogenrath eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

3.    E-Mail

3.1    Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an an alle auf www.herzogenrath.de oder in den Briefköpfen genannten E-Mailadressen senden.

Wenn Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, sollten Sie bedenken, dass die Informationen möglicherweise auf dem Transportwege von Unbefugten zur Kenntnis genommen, verfälscht oder gelöscht werden könnten. Per E-Mail versendete Informationen bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang. Es wird empfohlen keine schützenswerten oder personenbezogenen Daten an E-Mailadressen der Stadt Herzogenrath zu senden. Nutzen Sie für solche Daten bitte die DE-Mail Adresse oder das Kontaktformular.

3.2    Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen müssen Ihre Nachrichten verschlüsselt werden.

Die Stadt Herzogenrath bietet zurzeit kein Verschlüsselungsverfahren für E-Mail an. Für verschlüsselte Nachrichten nutzen Sie bitte die DE-Mail Adresse oder das Kontaktformular.

3.3    Schriftformersatz bei der elektronische Kommunikation per E-Mail

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann nicht per E-Mail ersetzt werden.

3.4    Größenbeschränkung für E-Mails

Die Größe der entgegengenommenen E-Mails wird auf 10 Megabyte beschränkt.

4.    De-Mail

Die Stadt Herzogenrath ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.

Die zentrale Eingangsadresse ist: poststelle@herzogenrath.de-mail.de

Weitere Informationen zum Thema DE-Mail finden Sie hier: https://www.bsi-fuer-buerger.de/BSIFB/DE/DigitaleGesellschaft/KommunikationUeberInternet/De-Mail/de-mail_node.html

4.1    Vertrauliche elektronische Kommunikation per De-Mail

De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen.

4.2    Schriftformersatz bei der elektronische Kommunikation per De-Mail

Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich.

4.3    Größenbeschränkung für De-Mails

Die Größe der entgegengenommenen De-Mail wird auf 10 Megabyte beschränkt.

5    Vertrauliche elektronische Kommunikation per Kontaktformular

Das Kontaktformular auf der Homepage der Stadt Herzogenrath ermöglicht es Text-Nachrichten per SSL verschlüsselt an die Stadt Herzogenrath zu senden.

5.1 Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per Kontaktformular

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann nicht mit einer Kommunikation über das Kontaktformular ersetzt werden.

6.   Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per Formular  elektronischer Widerspruch

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung des Formulars  elektronischer Widerspruch auf der Homepage der Stadt Herzogenrath durch die Übermittlung elektronischer Dokumente ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen.

Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie auf der Homepage der Bundesnetzagentur (www.bundesnetzagentur.de).

Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt. Sollten Sie (noch) nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

6.1    Zulässige Dateiformate für Dateianhänge

Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Derzeit ist die Datenübermittlung auf folgende Formate beschränkt:

• Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros

Sämtliche Dateien der Microsoft-, als auch Open Office-Produkte lassen sich auf einfache Weise z. B. in ein .pdf Dokument umwandeln bzw. abspeichern. Bitte nutzen Sie dafür die Hilfefunktion Ihres Programmes.

6.2    Größenbeschränkung für Dateianhänge

In einem Formular können maximal 3 Anlagen hoch geladen werden. Die Größe der entgegengenommenen Dokumente ist auf insgesamt 8 Megabyte beschränkt.

7. Das Problem "Schadsoftware"

Wenn Ihre Mails, De-Mails oder per Formular gesendete Dateien Schadsoftware enthalten, werden diese komplett von unseren Schutzprogrammen gelöscht. Da leider nicht unterschieden werden kann, ob eine solche Mail/Datei ein Hackerangriff war oder Ihr Computer unwissentlich von Schadsoftware befallen wurde, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung. Wenn Sie nach einer Mail an die Stadt Herzogenrath oder der Übermittlung einer Datei über das Kontaktformular über eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns. Bitte nehmen Sie zuerst Kontakt zu dem Ihnen bekannten Ansprechpartner auf.  Ist Ihnen Ihr Ansprechpartner oder die Dienststelle nicht bekannt, können Sie sich telefonisch unter der Rufnummer 02406/83-0 melden.

Bitte schicken Sie keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche

8. Newsletter

Ihre E-Mail-Adresse sowie der von Ihnen gewählte Newsletter werden von uns auf einem Server gespeichert. Diese Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwandt. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, und sie werden auch nicht für sonstige eigene Zwecke genutzt. Durch das Anmeldesystem mit einer zusätzlichen Bestätigungs-Nachricht, die einen Link zur endgültigen Registrierung enthält (Double-opt-in) ist sichergestellt, dass der Newsletter von Ihnen wirklich erwünscht ist.

Weitere Informationen zu Datenschutz und Copyright finden Sie hier: Datenschutz

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